Best practice guide for opfyldelse af enkelte certificeringskrav

Guidens formål
Denne guide er udarbejdet til brug for eksisterende og fremtidige medlemmer af VICE samt for den kontrol med medlemmernes iagttagelse af certificeringskravene, der udføres af VICEs eksterne revision.

Guiden behandler enkelte emner, hvor der i VICE er truffet beslutning om at medlemmernes forpligtelse er videregående end den, der består efter lovgivningen/overenskomsten, eller hvor der i VICE i øvrigt er vedtaget en given fortolkning eller fremgangsmåde.

Formålet med guiden er således at redegøre for den – som udgangspunkt yderligere – forpligtelse, der påhviler medlemmer af VICE. Guiden skal dermed virke som et understøttende element baseret på de hidtidige erfaringer i VICE – ikke udtømmende redegøre for retsstillingen.

Ved udarbejdelsen er der ikke taget hensyn til at det enkelte medlem af VICE kan have påtaget sig yderligere forpligtigelser ved aftale med vikaren, brugervirksomheden eller andre.

1 – Proaktivitet vedrørende betaling af G-dage
Medlemmer af VICE er forpligtet til proaktivt at afdække hvorvidt vikaren er berettiget til G-dage, og kan således ikke afvente betalingsanmodning fra vikaren eller dennes A-kasse.

Medlemmet skal derfor ved ethvert arbejdsophør undersøge hvorvidt vikaren opfylder kravet om forudgående beskæftigelse svarende til to gange overenskomstmæssig arbejdstid indenfor de sidste 4 uger forud for arbejdsophøret (typisk 74 timer). I bekræftende fald skal det tillige afdækkes om vikaren var medlem af en A-kasse ved arbejdsophøret samt om der i den konkrete situation foreligger en bortfaldsgrund, der bevirker, at vikaren alligevel ikke er berettiget til G-dage.

2 – Proaktivitet vedrørende feriefridage
Medlemmer af VICE er forpligtet til af egen drift at kontrollere, om vikaren er berettiget til feriefridage efter den overenskomst, som konkret regulerer ansættelsesforholdet. I bekræftende fald skal medlemmet sørge for at feriefridagene afvikles eller at der udredes økonomisk kompensation herfor efter reglerne i overenskomsten.

3 – Proaktivitet vedrørende betaling af pension
Reglerne om pension findes i den overenskomst, der regulerer det konkrete ansættelsesforhold.

Medlemmet skal primært afdække, hvorvidt den konkrete overenskomst indeholder bestemmelser om pension samt nærmere undersøge vilkårene, herunder anciennitetskravene, deri. Særligt skal det afdækkes, om overenskomsten indeholder bestemmelse om bortfald af anciennitetskravet når vikaren i sit tidligere ar-bejdsliv har været omfattet af en kollektiv arbejdsmarkedspensionsordning. I bekræftende fald skal medlemmet derefter afdække om den pågældende vikar opfylder betingelserne for at få pension fra første dag i ansættelsen eller hvornår vikaren i modsat fald bliver berettiget.

Enkelte overenskomster medregner tillige anciennitet optjent under den pågældende overenskomst hos en tidligere arbejdsgiver, selv om ancienniteten ikke i den eller de tidligere ansættelser har berettiget vikaren til pension . Medlemmet skal derfor afdække om der består sådanne overenskomstmæssige forpligtelser, og i givet fald om vikaren henset til disse regler bliver berettiget til pension på et tidligere tidspunkt end efter overenskomstens almindelige anciennitetsregel.

4 – Tidspunkt for udlevering af ansættelsesbevis
Ifølge ansættelsesbevisloven skal medlemmet udlevere et ansættelsesbevis til vikaren såfremt vikariatet har en varighed af over 1 måned med mere end 8 timer i gennemsnit. Efter retspraksis er der endvidere pligt til at udlevere et sådant bevis inden fratræden, såfremt ansættelsesforholdet ophører indenfor den første måned, men var bestemt til at vare mere end en måned.

Mange vikarbureauer opfylder forpligtigelsen efter ansættelsesbevisloven ved umiddelbart efter interview med vikaren at udlevere en tilknytningskontrakt, der indeholder de generelle vilkår for ansættelse gennem bureauet. Tilknytningskontrakten suppleres da med en ordrebekræftelse, der indeholder de oplysninger, der er specifikke for det enkelte vikariat. Disse dokumenter udgør tilsammen vikarens ansættelsesbevis.

Såfremt vikaren inden påbegyndelsen af det enkelte vikariat har modtaget en tilknytningskontrakt, påhviler det medlemmer af VICE senest samtidig med vikariatets påbegyndelse at udlevere eller fremsende en ordrebekræftelse til vikaren, uanset en sådan forpligtigelse ikke er fastslået i retspraksis.

I fald medlemmet ikke anvender et to-delt kontraktdokument som beskrevet, men derimod et enkelt kontraktdokument, skal dette udleveres eller fremsendes til vikaren senest samtidig med vikariatets påbegyndelse.

5 – Opbevaring af personoplysninger til brug for kontrol med certificeringskravene
Det er centralt for kontrollen med certificeringskravenes iagttagelse, at oplysningerne om de vikariater, der udtages til kontrol ved stikprøve, fortsat er tilgængelige hos medlemmet. Medlemmer af VICE er derfor forpligtet til at opbevare personaleoplysninger i mindst et år efter vikariatets ophør af hensyn til kontrol-muligheden.

Det bemærkes, at der ikke herved er taget stilling til medlemmernes rettigheder eller forpligtelser efter anden lovgivning, herunder persondataloven og bogføringsloven.

6 – Pligt til at anvende mindstelønningen på overens-komstområder, hvor medlemmet ikke selv er overenskomst-dækket
Af de etiske retningslinier for VICE fremgår at medlemmerne af VICE er forpligtet til at følge de til enhver tid gældende mindstelønninger på de respektive forretningsområder, uanset om medlemmet har indgået overenskomst på området.

Denne forpligtelse går betydeligt videre end de forpligtelser, der efter den almindelige juridiske opfattelse påhviler vikarbureauet som følge af overenskomster, herunder tiltrædelsesoverenskomster samt de såkaldte vikarprotokollater. Vikarprotokollater anvendes primært på industriens og byggeriets område, og forpligter brugervirksomheder, der er forpligtet af den pågældende overenskomst, til at sørge for at vikarbureauet overholder overenskomsten overfor vikaren.

7 – Pligt til overfor vikarerne at følge Landsoverenskomsten for kontor og lager mellem Dansk Erhverv og HK/Privat – HK/Handel inden for overenskomstens faglige gyldighedsområde.
Medlemmer af VICE, der ikke på anden måde er forpligtet af Landsoverenskomsten for kontor og lager mellem Dansk Erhverv og HK/Privat – HK Handel, er forpligtet til at følge overenskomsten for vikarer, der beskæftiges under overenskomstens faglige gyldighedsområde. At overenskomstens følges skal fremgå af vikarens ansættelsesbevis.